Mit der Besprechungen-Funktion von Capmo können Sie Ihre Jour fixe, Besprechungen und Team-Meetings ganz einfach vorbereiten, durchführen und Ihr Protokoll versenden. 


Die Besprechungen-Funktion ist momentan eine reine Webversion, was bedeutet, dass Sie diese noch nicht auf der mobilen App finden.



Hier ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung: 


 

INHALTSVERZEICHNIS


Besprechung erstellen

  • Gehen Sie in Ihr aktuelles Projekt
  • Auf der linken Seite finden Sie unser Menü:
    Die Besprechung-Funktion ist das dritte Symbol von oben und sieht aus wie ein Kalenderblatt
     


  • Kicken Sie auf "Erstellen" 
  • Wählen Sie nun das Datum Ihrer nächsten Besprechung aus & geben Sie den Titel ein
    Sie können Titel und Datum natürlich im Nachgang jederzeit anpassen.



Teilnehmer hinzufügen

  • Klicken Sie auf den Button "Teilnehmer" 
  • Bitte beachten Sie: Sie müssen alle Teilnehmer einmalig händisch hinzufügen. 
  • Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse Ihrer Teilnehmer an. Wir empfehlen Ihnen auch die Firma, oder Projektrolle hinzuzufügen, damit Sie eine bessere Übersicht haben. 
  • Wenn Teilnehmer im aktuellen Termin nicht relevant sind, schieben Sie den Punkt (In aktueller Besprechung anzeigen) unter dem Namen auf die linke Seite.  




Agenda ausfüllen

  • Erstellen Sie einen ersten Abschnitt oder einen Besprechungspunkt um Ihre Agenda anzulegen. 
  • Nutzen Sie den Button "+ Abschnitte", um Ihre Besprechungspunkte thematisch zu ordnen (z.B. Allgemeine Informationen oder für Gewerke).

  • Mit dem Button "+ Besprechungspunkt" können Sie Ihre Themen genauer beschreiben. 
    • Notiz hinzufügen: Kicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite 

    • Auf der linken Seite des jeweiligen Besprechungspunkt finden Sie einen Hacken den Sie auswählen können, wenn Sie den Punkt als erledigt markieren möchten. In der kommenden Woche wird Ihr Punkt somit nicht nochmal angezeigt. 

  • Tipp: Um Fristen, Verantwortlichkeiten oder Bilder in Besprechungspunkten festzuhalten, können Sie vorhandene Tickets mit Besprechungspunkten verknüpfen oder ein neues verknüpftes Ticket erstellen.



Ticket verknüpfen oder ein neues Ticket erstellen

  • Klicken Sie neben dem Besprechungspunkt auf die drei Punkte auf der rechten Seite 

  • Vorhandenes Ticket verknüpfen: wählen Sie aus Ihrer Ticketliste das passende Ticket aus. 
    • Oben rechts finden Sie ein Suchfeld, dass Ihnen dabei hilft 


  • Neues Ticket erstellen: Sie können auch ein ganz neues Ticket erstellen, um Fristen, Verantwortlichkeiten und Bilder in Besprechungspunkten festzuhalten. Dieses Ticket erscheint auch in Ihrer Ticketliste. 




Anwesenheit überprüfen

  • Vor den Namen der Teilnehmer befindet sich ein Kästchen

  • Ist eine Person anwesend, können Sie diese damit abhacken und die Anwesenheit wird im Protokoll festgehalten.




Tipp: Während der Besprechung den Bildschirm teilen

Wir empfehlen Ihnen während Ihrer Besprechung Ihren Bildschirm über einen separaten Fernseher, oder einen Beamer (falls vorhanden) zu teilen. Somit sparen Sie sich die Agenda auszudrucken und Ihre Teilnehmer wissen immer genau, über welchen Punkt Sie gerade sprechen. 



Protokoll versenden und exportieren

  • Sie können innerhalb von Capmo Ihr Protokoll versenden. 
  • Klicken Sie dazu auf den Button "Protokoll senden"
  • Überprüfen Sie alle Empfänger im entsprechenden Feld. 
  • Hier werden alle Teilnehmer angezeigt, auch diese die nicht anwesend waren.

     

  • Sie können das Protokoll nicht nur versenden, sondern auch als PDF exportieren.


Nächste Besprechung planen

  • Um Ihre nächste Besprechung zu planen, gehen Sie auf den Button "+ Nächste erstellen".
  • Ihnen wird für die nächste Woche (7 Tage) automatisch ein neues Datum vorgeschlagen. 
    Dieses können Sie natürlich beliebig anpassen.
     
  • Alle Teilnehmer der vorherigen Woche werden automatisch für Sie übernommen 
  • Alle Besprechungspunkte, die nicht in der Vorwoche abgehackt worden sind, werden automatisch für Sie übernommen. 


Baubesprechungen erfolgreich führen

Hier können Sie sich weitere hilfreiche Tips einholen, wie Sie Besprechungen effizient und erfolgreich durchführen.