Indem Sie für eine einheitliche Projektbearbeitung in Capmo sorgen, können Sie eine bessere Projektqualität ermöglichen. Durch einen einheitlichen Aufbau aller Projekte in Capmo ermöglichen Sie den am Baumanagement beteiligten Personen schneller und gewissenhafter zu arbeiten. Informationen können schneller wiedergefunden werden und eine lästige Informationssuche gefährdet damit nicht den Bauablauf.
Sorgen Sie für einen einheitlichen Projektaufbau in Capmo. Indem alle Projekte in Capmo nach derselben Struktur aufgebaut werden, ermöglichen Sie eine effizientere Projektabwicklung. Denn so haben alle Mitarbeiter die Chance, sich schneller in den Capmo-Projekten zurechtzufinden. Sie kennen die Struktur der Projekte und wissen somit bspw. gleich in welchem Planordner sie die Architektenpläne finden. Dies hilft vor allem bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen weiter, wenn ein Kollege im Projekt eines anderen Kollege arbeiten muss.
Was ist der erste Schritt, um Projektvorlagen in der Praxis umzusetzen?
Überlegen Sie sich, welche Projektvorlagen Sie benötigen. Ziehen Sie in Betracht, für jede Art von Bauprojekt eine eigene Vorlage zu erstellen.
- Benötigen Sie unterschiedliche Projektvorlagen für unterschiedliche Länder?
- Betreuen Sie unterschiedliche Bausparten wie bspw. Geschosswohnungsbau und Gewerbe- & Industriebau?
- Betreuen Sie unterschiedliche Arten von Bauprojekten wie bspw. Neubau und Sanierung, die je eine eigene Vorlage benötigen?
Jede Projektvorlage kann dabei die Besonderheiten der Projektart berücksichtigen. Beispielsweise könnten Sie dann für die „Projektvorlage Schlüsselfertigbau“ einen anderen Bauzeitenplan hinterlegen als für die „Projektvorlage Sanierung“. Denn bei der Sanierung kann bspw. auf Gründungsarbeiten verzichtet werden, weshalb kein entsprechender Vorgang im Bauzeitenplan benötigt wird.
Wenn Sie Ihre Liste mit den benötigten Projektvorlagen erstellt haben, können Sie sich an die Erstellung der Vorlagen in Capmo machen.
Was sollte in der Projektvorlage definiert werden?
Ihre Projektvorlagen können nachfolgende Bereiche umfassen. Um sicherzustellen, dass Sie an alles denken, sprechen Sie mit den Bauleitern Ihres Unternehmens. So erfahren Sie, welche Bereiche für wen wichtig sind und können dann eine fundierte Entscheidung treffen, was Ihre Projektvorlagen umfassen sollten.
Ordnerstruktur der Pläne
Damit Sie und Ihre Kollegen sich schnell in allen Projekten zurechtfinden können, ist eine einheitliche Ordnerstruktur bei den Plänen wichtig.
Vordefinierte Tickets
Häufig gibt es Aufgaben, die bei jedem Projekt anfallen. Z. B.: die Baustelleneinrichtungsplanung. Damit solche Aufgaben nicht vergessen werden, können sie bereits in der Projektvorlage als Ticket erstellt werden.
Einstellungen zum Ticketsystem
Legen Sie die Typen, Kategorien und Stichwörter, die im Ticketsystem zur Verfügung stehen sollen, für jede Projektvorlage fest.
Typen: Definieren Sie, welche Art von Aufgaben und Dokumentation, Sie mit dem Ticketsystem erledigen wollen. Diese Liste legen Sie dann als Typen fest. Bsp.: Abnahmen, Mängelmanagement, Leistungsfeststellungen und vieles mehr.
Kategorie: Legen Sie in den Kategorien die Gewerke an, mit denen Sie zusammenarbeiten. So können Sie bspw. beim Erfassen der Mängel das zuständige Gewerk im Feld Kategorie hinterlegen.
Stichwörter: Hier können Sie bspw. die Etagen definieren. So kann bei der Bearbeitung des Mangels direkt eingesehen werden, auf welcher Etage dieser vorliegt.
Bauzeitenplan
Legen Sie in Ihrer Projektvorlage einen Bauzeitenplan an, der die grundlegenden Phasen des Bauprojekts aufzeigt. So haben Sie bei Erstellung eines neuen Projekts bereits einen Bauzeitenplan hinterlegt und können diesen schnell an das aktuelle Projekt anpassen.
Firmen
Wenn Sie in bestimmten Arten von Projekten z. B. Projekte in Bayern immer mit den gleichen Firmen zusammenarbeiten, ergibt es Sinn eine Projektvorlage für „Projekte in Bayern“ anzulegen und dort die entsprechenden Firmen bereits zu hinterlegen.
Maschinen
Wenn Sie bei Ihren Projekten die immer gleichen Maschinen verwenden, können Sie diese in der Projektvorlage hinterlegen. So müssen Sie die Maschinen nur einmal anlegen und haben diese bei der Erstellung neuer Projekte schon im Projekt hinterlegt.
Jour fixe
Legen Sie sich bereits in der Projektvorlage die Terminserien an, die Sie im Projekt benötigen werden. Bsp. ein Bauherren Jour fixe, eine Planungsbesprechung und eine Baustellenbesprechung.
Projektvorlage intern einführen
Ihre Projektvorlagen haben Sie nun erstellt und können genutzt werden. Damit dies gelingt, ist es wichtig, dass Sie alle Kollegen, die mit Capmo arbeiten, dazu abholen. Es empfiehlt sich, die Kollegen in einer Besprechung zu informieren.
Eine mögliche Agenda für Ihren Termin:
- Projektvorlagen in Capmo – Warum helfen Sie im Arbeitsalltag
Hier können Sie Ihren Kollegen mitteilen, dass Sie durch die Nutzung der Projektvorlagen schneller neue Projekte in Capmo anlegen können, da bestimmte Informationen automatisch übernommen werden. Außerdem fällt so die Vertretung eines Kollegen leichter, da jedes Projekt gleich aufgebaut ist. Damit findet man sich schneller zurecht. - So gehts in Capmo
Zeigen Sie Ihren Kollegen, wie Sie die Projektvorlage bei der Erstellung eines neuen Projekts auswählen können und was dann automatisch übernommen wird. Falls Sie mehrere Projektvorlagen erstellt haben, erklären Sie Ihnen auch, welche Projektvorlage für welche Art von Projekt gedacht ist. - Zeit für Fragen
Klären Sie offene Fragen Ihrer Kollegen. Anschließend steht der Nutzung nichts mehr im Weg.
Wie hilft mir eine Projektvorlage dabei, Standards zu schaffen?
Eine Projektvorlage hilft Ihrem Unternehmen dabei eine einheitliche Projektbearbeitung zu ermöglichen, wenn alle Mitarbeiter diese auch verwenden. Um sicherzustellen, dass neue Projekte nur noch basierend auf Ihren Projektvorlagen erstellt werden, ist es wichtig, dass Sie die Nutzung dieser verbindlich machen.
- Klicken Sie auf Ihren Namen und wählen Sie „Firmenadministration“
- Klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“
- Wählen Sie die Option „Projekte müssen unter der Verwendung einer Projektvorlage erstellt werden“ aus
Hinweis: Wenn Sie diese Option aktivieren, steht Ihnen der „Projekt duplizieren“-Button nicht mehr zur Verfügung. Nur so kann sichergestellt werden, dass nur noch Projekte anhand Ihrer Vorlage erstellt werden. Informieren Sie daher Ihre Kollegen über diese Neuerung, bevor Sie die Option aktivieren.
